Como convidar pessoas para a sua equipe
Convide alguém por e-mail, escolha a função e defina se a pessoa enxerga todos os eventos ou só alguns.
Sua organização no Baila é um espaço de trabalho só seu — e você pode trazer outras pessoas para dentro dele. Cada pessoa entra com uma função, e a função decide exatamente o que ela vê e o que ela pode fazer. É assim que o pessoal da portaria não enxerga o financeiro, e quem cuida do caixa não precisa mexer na configuração dos eventos.
Quem convida sempre é você (ou outra pessoa com acesso à equipe). Ninguém entra sozinho: a pessoa precisa aceitar o convite que chega por e-mail.
Onde fica a página Equipe
No painel, clique em Equipe no menu lateral. A página abre com o subtítulo "Quem trabalha com você e o que cada pessoa pode fazer." e uma lista com quatro colunas — Pessoa, Função, Eventos e Status.
Essa mesma lista mostra duas coisas ao mesmo tempo: quem já faz parte da equipe e quem foi convidado e ainda não respondeu (com o status Convite pendente).
Se Equipe não aparece no seu menu lateral, sua função não dá acesso a essa área. Peça a quem administra a organização.
Passo a passo para convidar
Na página Equipe, clique em Convidar pessoa, no canto superior direito. Um painel abre pela lateral com três etapas: 1. Quem, 2. Função e 3. Onde.
Em 1. Quem, digite o e-mail da pessoa. Use o endereço que ela realmente acessa — é para lá que o convite vai, e o convite só pode ser aceito por esse mesmo e-mail.
Em 2. Função, escolha um dos cartões de função. Cada cartão traz o nome e uma frase explicando o que aquela função permite. Cartões apagados com a observação peça ao proprietário são funções com mais acesso do que o seu — você não pode entregar mais do que tem.
Em 3. Onde, escolha entre Todos os eventos e Só alguns eventos. Ao marcar Só alguns eventos, aparece a lista dos seus eventos com uma caixinha em cada um: marque só os que essa pessoa deve acessar.
Logo abaixo das três etapas, leia a frase de resumo que o painel monta sozinho — ela descreve, em português comum, o que essa pessoa vai poder fazer e em quais eventos. Se a frase não descreve o que você quer, volte e ajuste a função ou os eventos.
Clique em Enviar convite. A pessoa aparece na lista na hora, com o status Convite pendente.
Ao escolher Portaria, o painel já marca Só alguns eventos para você. Uma pessoa da portaria com acesso a todos os eventos quase nunca é o que se quis dizer — mas você pode mudar para Todos os eventos se for esse o caso.
As oito funções e o que cada uma faz
São estas as funções que já vêm prontas na sua organização — as mesmas frases que você lê nos cartões:
| Função | O que ela permite |
|---|---|
| Proprietário | Acesso total. Único que pode transferir a propriedade. |
| Administrador | Faz tudo, exceto transferir propriedade. |
| Gerente | Faz tudo, menos mexer em pagamentos, equipe e dados da organização. |
| Produtor | Cria e edita eventos, lotes e cupons. Não vê financeiro. |
| Bilheteria | Vê e reembolsa pedidos, faz check-in. Não edita eventos. |
| Portaria | Só faz check-in na porta. |
| Financeiro | Só vê relatórios e repasses. |
| Leitura | Vê tudo, não altera nada. |
Se nenhuma delas serve exatamente, dá para ajustar os detalhes em Precisa de algo diferente? Personalizar e salvar o resultado como uma função nova. Isso está explicado no artigo sobre gerenciar funções.
O que a pessoa convidada recebe
A pessoa recebe um e-mail com o assunto "Você foi convidado para a equipe de ...". Dentro dele estão o nome da sua organização, a linha Sua função:, um bloco O que você vai poder fazer como ... com a descrição da função, e o botão Aceitar convite.
O botão leva para uma página de convite no Baila (um endereço no formato /invite/ seguido do código do convite). A partir daí depende de a pessoa já ter conta:
Se já tem conta no Baila: ela clica em Entrar, faz login com o mesmo e-mail que recebeu o convite e já cai dentro da sua organização.
Se ainda não tem conta: na mesma página aparece o formulário Criar conta, com Seu nome, E-mail, Celular e Senha (mínimo de 8 caracteres). O e-mail precisa ser o mesmo que recebeu o convite. Ela clica em Criar conta e aceitar.
Quem acabou de criar a conta vê a tela Confirme seu e-mail: o Baila envia um link de confirmação, a pessoa abre esse link e depois volta e clica em Já confirmei, entrar para fazer login e entrar na equipe.
Assim que o convite é aceito, a linha na sua lista deixa de ser Convite pendente e passa a mostrar o status Ativo.
Convites pendentes: reenviar ou cancelar
Enquanto o convite não é aceito, a linha da pessoa fica na lista com o status Convite pendente e dois links ao lado:
- Reenviar — dispara o e-mail de novo e recomeça a contagem do prazo. Use quando o e-mail se perdeu ou caiu no spam.
- Cancelar convite — desfaz o convite. O link que já foi enviado para de funcionar.
Um convite por e-mail vale por 7 dias. Passado esse prazo, quem tentar usar o link vê a mensagem "Este convite expirou. Peça um novo." — nesse caso, é só clicar em Reenviar ou convidar de novo.
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